Inhoud
1. Reglement Cliëntenraad
2. Rooster van aftreden Cliëntenraad
3. Verslagen vergaderingen Cliëntenraad
REGLEMENT CLIËNTENRAAD
Stichting Ortus Orthopedie (hierna te noemen: Ortus Orthopedie) gevestigd te Veghel, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de bestuurders/directie mevrouw S.J.M. Bouwmeester en de heer S.E.M. Konijnenberg,
overwegende dat per 1 juni 1996 de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, hierna te noemen de WMCZ, in werking is getreden;
overwegende dat Ortus Orthopedie daarvoor een opzet en een structuur wenst die past bij het karakter van Ortus Orthopedie als zelfstandig behandelcentrum, hierna aan te duiden als ZBC.
in aanmerking nemend dat op 17 september 2021 een Cliëntenraad is geïnstalleerd.
1. BEGRIPSBEPALINGEN
Cliënten: De natuurlijke personen ten behoeve van wie Ortus Orthopedie werkzaam is.
De Cliëntenraad: Het adviesorgaan dat is ingesteld ten behoeve van de cliënten van Ortus Orthopedie, enerzijds als vertegenwoordiger van de cliënten en anderzijds als orgaan van overleg, advies, informatie en communicatie.
2. DOEL VAN DE CLIENTENRAAD
De Cliëntenraad heeft, met inachtneming van de doelstellingen van Ortus Orthopedie en passend in dit kader, tot doel:
een bijdrage te leveren aan de bevordering van de kwaliteit van de zorg, door de ontwikkelingen van Ortus Orthopedie te beïnvloeden vanuit de gemeenschappelijke belangen van cliënten.
Daarbij richt de Cliëntenraad zich met name op die aspecten van de zorg die een directe relevantie hebben voor de wijze waarop cliënten de zorg ervaren en voor de bevordering van hun welbevinden.
3. WIJZE WAAROP HET DOEL WORDT BEREIKT
De Cliëntenraad geeft uitwerking aan zijn doel door:
3.1. Te onderzoeken op welke wijze binnen Ortus Orthopedie medezeggenschap van cliënten op structurele wijze vorm gegeven kan worden.
3.2. Een effectieve en efficiënte vorm van overleg en samenwerking te ontwikkelen en informatie uit te wisselen tussen de Cliëntenraad en de Directie van Ortus Orthopedie met betrekking tot de kwaliteit van de te verlenen zorg, onder andere door:
4. SAMENSTELLING EN OMVANG CLIENTENRAAD
4.1. De Cliëntenraad bestaat uit minimaal 3 leden.
4.2. De leden van de Cliëntenraad worden gevraagd en benoemd door de Cliëntenraad en de Directie. Nieuwe leden van de Cliëntenraad overleggen desgevraagd een actuele VOG-verklaring.
4.3. Bij de (voordracht voor) samenstelling van de Cliëntenraad wordt een evenwichtige spreiding nagestreefd qua leeftijd en woonplaats uit de patiëntenpopulatie van Ortus Orthopedie. Minimaal één lid van de Cliëntenraad heeft (of heeft gehad) persoonlijk directe zorg van Ortus Orthopedie.
4.4. Tot lid van de Cliëntenraad zijn benoembaar natuurlijke personen die de leeftijd van 18 jaren hebben bereikt met dien verstande dat van benoeming zijn uitgesloten:
a. leden van de aan Ortus Orthopedie verbonden klachtencommissie;
b. een ieder die verbonden is aan een zorgverzekeraar en uit dien hoofde al dan niet rechtstreeks betrokken is bij Ortus Orthopedie;
c. personen die op enigerlei wijze betrokken zijn bij een andere zorginstelling, bijvoorbeeld als medewerker of als lid van de Cliëntenraad, waarbij die betrokkenheid moeilijk te verenigen is met lidmaatschap van de Cliëntenraad van Ortus Orthopedie, dit ter beoordeling van de Directie en/of de Cliëntenraad van Ortus Orthopedie.
4.5. De leden worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Er kan éénmaal herbenoeming plaatsvinden voor eveneens een periode van 3 jaar. Voorkomen wordt dat de voorzitter en secretaris op hetzelfde moment aftredend/niet herbenoembaar zijn.
De Cliëntenraad houdt een rooster van aftreden bij. Tussentijds aftreden is mogelijk.
Het lidmaatschap eindigt indien de omstandigheden van een lid zodanig wijzigen dat niet meer wordt voldaan aan de criteria op grond waarvan benoeming heeft plaatsgevonden. De Cliëntenraad draagt er zorg voor dat de continuïteit onder alle omstandigheden gewaarborgd wordt.
4.6 De Cliëntenraad en de Directie benoemen één van de leden van de Cliëntenraad tot onafhankelijk voorzitter en één van de leden tot vertrouwenspersoon. Bij afwezigheid van de voorzitter kan, op verzoek van de voorzitter, een ander lid van de Cliëntenraad optreden als waarnemend voorzitter. De Cliëntenraad draagt zorg voor de verslaglegging van zijn vergaderingen.
4.7. De leden van de Cliëntenraad worden benoemd op persoonlijke titel, zonder last en ruggenspraak.
5. BEVOEGDHEDEN CLIENTENRAAD
5.1. De Cliëntenraad kan gevraagd en ongevraagd opvattingen kenbaar maken, voorstellen doen en advies uitbrengen aan de Directie over alle aangelegenheden betreffende de zorg vanuit Ortus Orthopedie geboden.
5.2. De Directie neemt kennis van de door de Cliëntenraad kenbaar gemaakte opvattingen en/of voorstellen en geeft, indien niet direct bij kennisneming, aan op welke wijze en op welke termijn, doch uiterlijk binnen 30 dagen, zij daarop zal reageren. Tevens geeft de Directie aan hoe zij de Cliëntenraad bericht over de resultaten.
5.3. De Directie informeert de Cliëntenraad tijdig en overlegt met de Cliëntenraad over relevante ontwikkelingen, belangrijke voornemens en voorgenomen besluiten. Naast en met de in de wet opgenomen gevallen betreft dit:
a. veranderingen in de zorgfuncties van Ortus Orthopedie
b. kwaliteitsbewaking en –ontwikkeling van de cliëntenzorg;
d. de rechten van de patiënt, waaronder de privacyregeling;
e. de voorlichting aan cliënten;
f. de regeling tot behandeling van klachten;
g. eventuele andere zaken die relevant zijn voor cliënten.
5.4. Signalen die de Cliëntenraad naar voren brengt in het overleg met de Directie, gelden als aanbevelingen aan de Directie.
5.5. De Directie neemt de aanbevelingen en/of adviezen van de Cliëntenraad mee in haar besluitvorming. De Directie stelt de Cliëntenraad schriftelijk in kennis van het genomen besluit, ingeval van advisering door de Cliëntenraad. De Directie zal in ieder geval het besluit motiveren ingeval het besluit afwijkt van het advies.
6 INFORMATIEVOORZIENING
6.1. De Directie verschaft aan de Cliëntenraad alle redelijkerwijs benodigde informatie om zijn taak te kunnen waarmaken, dit met inachtneming van de regels van privacy. Daaronder is in ieder geval begrepen:
a. de onderwerpen zoals genoemd in 5.3.;
b. relevante documenten in het kader van de planning- en controlecyclus;
c. beleidsplan van Ortus Orthopedie.
6.2. De Cliëntenraad verschaft de Directie alle redelijkerwijs benodigde informatie waaronder begrepen:
a. agenda en notulen van vergaderingen;
b. het jaarverslag van de Cliëntenraad;
c. stelt de Directie tijdig op de hoogte van signalen ten aanzien van knelpunten in de zorg vanuit Ortus Orthopedie geboden;
7. WERKWIJZE CLIENTENRAAD
7.1. De Cliëntenraad vergadert tenminste twee keer per jaar en legt dit vast in een vergaderschema.
7.2. De Cliëntenraad stuurt een afschrift van de oproeping tot vergadering, agenda, verslag en relevante vergaderstukken aan de Directie.
7.3. De Cliëntenraad maakt voor 1 mei van ieder jaar een verslag op over het voorafgaande kalender jaar. In dit verslag worden onder meer beschreven uitgevoerde werkzaamheden, uitgebrachte adviezen en bevindingen van de Cliëntenraad. Dit verslag wordt ter kennis gebracht aan het toezichthoudend orgaan van Ortus Orthopedie en in overleg met de Directie verspreid.
7.4. De voorzitter en een door de Cliëntenraad aan te wijzen lid van de Cliëntenraad zijn gezamenlijk bevoegd de Cliëntenraad in rechte te vertegenwoordigen. De voorzitter is bevoegd de Cliëntenraad buiten rechte te vertegenwoordigen. Desgewenst kan de Cliëntenraad een ander lid vragen om de Cliëntenraad te vertegenwoordigen.
7.6. Voor zover de Cliëntenraad dat nodig acht, legt hij zijn werkwijze nader schriftelijk vast. De Cliëntenraad brengt deze afspraken ter kennis van de Directie.
8. OVERLEG ORTUS ORTHOPEDIE EN CLIENTENRAAD
8.1. De Directie en de Cliëntenraad overleggen tenminste twee keer per jaar over de algemene gang van zaken en zoveel vaker als de Directie en/of de Cliëntenraad dit nodig acht. De vergaderingen worden vastgelegd in een vergaderschema.
8.2. Cliëntenraad of Ortus Orthopedie dragen zorg voor het secretariaat van dit overleg.
8.3. Voorzitter van de overlegvergadering is afwisselend de voorzitter van de Cliëntenraad en de Directie.
Het overleg wordt bijeen geroepen in onderling overleg door de voorzitter van de Cliëntenraad en de Directie van Ortus Orthopedie.
De oproep tot de vergadering geschiedt ten minste 14 dagen voor de vergadering. Alle deelnemers aan het overleg kunnen agendapunten aanleveren bij de voorzitter.
8.4. De Directie brengt de uitkomsten van het overleg ter kennis van de betrokken medewerkers van Ortus Orthopedie en overlegt over het vervolg.
8.5. Eén maal per jaar evalueren de deelnemers het overleg tussen Directie en Cliëntenraad, het functioneren en de werkwijze. De Directie legt de resultaten van de evaluatie schriftelijk vast.
8.6. De Cliëntenraad ontvangt van de Directie eenmaal per jaar een overzicht met analyse van de binnengekomen en afgehandelde klachten en verbeterpunten.
9. GESCHILLEN
Ortus Orthopedie en de Cliëntenraad zullen in geval van geschillen gezamenlijk een derde vragen een advies te geven voor zover het geschillen betreft die uit deze overeenkomst voortvloeien. Dit op verzoek van de Cliëntenraad of van de Directie.
10. GEHEIMHOUDING
De leden van de Cliëntenraad zijn gehouden tot geheimhouding ten opzichte van derden van alles wat zij in hun hoedanigheid van lid van de Cliëntenraad vernemen en waarvan het vertrouwelijk karakter uit de aard der zaak volgt of waarvan zij het vertrouwelijk karakter hadden kunnen begrijpen. De geheimhoudingsplicht duurt voort bij het einde van het lidmaatschap van de Cliëntenraad.
11. TEN SLOTTE
Dit reglement treedt in werking op 1 september 2021. Wijzigingen in dit reglement worden vastgesteld door de Directie, in overleg met de Cliëntenraad.
Aldus vastgesteld te Veghel op 17 september 2021.
Ortus Orthopedie Cliëntenraad
S.J.M. Bouwmeester, bestuurder I.J. Koster-Mol, Voorzitter
.................................................................. ..............................................
S.E.M. Konijnenberg, bestuurder
……………………………………………….
(kk008)
Rooster van aftreden Cliëntenraad
Artikel 4.5 van het Reglement Cliëntenraad luidt als volgt:
“4.5. De leden worden benoemd voor een periode van 3 jaar. Er kan éénmaal herbenoeming plaatsvinden voor eveneens een periode van 3 jaar.
De Cliëntenraad houdt een rooster van aftreden bij. Tussentijds aftreden is mogelijk.
Het lidmaatschap eindigt indien de omstandigheden van een lid zodanig wijzigen dat niet meer wordt voldaan aan de criteria op grond waarvan benoeming heeft plaatsgevonden. De Cliëntenraad draagt er zorg voor dat de continuïteit onder alle omstandigheden gewaarborgd wordt.”
Deze bepaling impliceert dat de Cliëntenraad een rooster van aftreden vaststelt. In zijn vergadering van 13 november 2021 is daarom het volgende rooster vastgesteld:
|
Naam: |
Functie: |
Benoemd per: |
Herbenoembaar: |
|
I.J. Koster-Mol |
Voorzitter. |
1 september 2021. |
Ja, tot 31 augustus 2028. |
|
I.H.J. Brauers-Steijns |
Secretaris. |
1 september 2021. |
Ja, tot 31 augustus 2027. |
|
M.W.B. Wiersma |
Lid. |
1 september 2021. |
Ja, tot 31 augustus 2027. |
De Cliëntenraad heeft vastgesteld dat het moment van definitief aftreden voor de drie leden op hetzelfde moment valt. Daarom is besloten de eerste termijn van de voorzitter van 3 naar 4 jaar te verlengen. Deze afwijking van het eigen reglement is unaniem geaccordeerd om zo de continuïteit van het werk van de Cliëntenraad te waarborgen.
Gelet op artikel 4.2 van het Reglement Cliëntenraad heeft ook de Directie van Stichting Ortus Orthopedie een rol bij (her)benoemingen. Deze bepaling luidt: “De leden van de Cliëntenraad worden gevraagd en benoemd door de Cliëntenraad en de Directie.” Ook de Directie heeft in de vergadering van de Cliëntenraad van 13 november 2021 ingestemd met de verlengde eerste termijn van de Cliëntenraad.
Veghel, 13 november 2021
(kk052)